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Descripción del Módulo de Inventarios
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Proporciona una excelente, eficiente, flexible y completa herramienta que facilita el máximo control y manejo de existencias en sus diferentes escenarios: Físico, Disponible y Contable. También permite conocer el valor del inventario para diversos métodos de costos, generación de asientos contables y resultados con las aplicaciones vinculadas como: Compra, Venta y Producción.
Característica del Inventario Conforman un conjunto de atributos y funcionalidades que hacen más productiva el uso de esta aplicación.
Control de Existencias
Con Adaptapro es posible administrar y controlar los productos del inventario de manera flexible gracias a su diseño “Modelable” se puede diseñar cada transacción aplicada con clientes y proveedores. Este novedoso concepto permite resolver todos los casos de control de existencia causados por las innumerables posibilidades aplicables con clientes y/o proveedores. Por esta razón definiremos los tres términos para la existencia:
| | Contable.
Son todos los productos que son propiedad de la empresa sin importar que se encuentren físicamente en sus instalaciones o estén disponibles para la venta. Es posible que algunos productos estén en proceso de reparación o cambio por causas de garantías sin implicar una devolución de venta. También hay productos que la empresa ha comprado y aun no han llegado a sus instalaciones. | | |
Físico.
Son las cantidades que se encuentran físicamente en las instalaciones de la empresa sin necesidad de pertenecerle o estén disponibles para la venta, entre ellas tenemos: Productos vendidos que el cliente no ha retirado o productos regresados por el cliente para ser revisados por causa de una garantía que no implique una devolución de venta. | | |
Disponible.
Son las cantidades que pueden ser vendidas sin importar si las cantidades físicas cubren la venta o tampoco pertenecen contablemente a la empresa, como por ejemplo: Productos en consignación. También es posible comprometer la disponibilidad según los pedidos emitidos por los clientes o por los procesos de aprobación de pedidos, también; por las órdenes de compra emitidas hacia un proveedor seguro.
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Productos compuestos para la venta
La estructura de inventario permite definir múltiples niveles de composición de Productos. En estos casos, el costo del producto compuesto será igual a la suma del costo de sus componentes. Cuando se factura o entrega un producto compuesto, el sistema verifica la existencia de sus componentes para validad la salida.
Productos compuestos para la Fabricación
El sistema permite controlar los procesos de ensamblaje mediante Órdenes de Producción que requieren productos previamente configurados con sus respectivas composiciones de materias primas y valores agregados por cada forma de producirlo.
Multi-Sucursal y Multi-Almacén.
Las transacciones que afectan los diferentes escenarios de inventario están vinculadas con sucursales y almacenes logrando ofrecer resultados en forma consolidada o individual.
Transferencias entre Sucursales y Almacenes:
Es posible realizar transferencias de existencias entre sucursales y almacenes desde la sucursal origen hacia el almacén de la sucursal “”destino”.
Sustitutos:
Cualquier producto podrá estar asociado con un conjunto de códigos en calidad de sustituto, que son necesarios para apoyar las consultas durante el proceso de venta.
Empaques o Unidades de Medida:
Definición de diversas unidades de empaque o unidades de medida para las transacciones de compra o productos. Ejemplo: Unidades, Cajas, Bultos, etc. Permite simplificar la codificación de productos debido a que un código podrá emplearse con diversas presentaciones, como por ejemplo “Arroz”.
| Presentación | Cantidad | | Bulto | 50 Kilos | | Bolsa | 1 Kilo | | Empaque Familiar | 10 Kilos | | Empaque Restaurant | 25 Kilos |
Catálogo de Precios
Capacidad para registrar diversas listas de precios vinculadas por empaques y divisas con condiciones para su aplicación y respectivos descuentos y márgenes de rentabilidad.
Aplicación de Precios en Divisas
El sistema podrá revalorizar en forma automática los precios definidos en divisas para los documentos de venta.
Revalorización de Precios de Venta
El sistema provee un formulario que permite procesar el incremento de precios en forma selectiva, bien sea por: Código, Grupo o Marcas, aplicando valores relativos (%) o valores absolutos.
Aplicación de tasas Impositivas
Cada producto estará vinculado con su respectiva alícuota de IVA, necesario para calcular el monto de IVA en todas las transacciones con Clientes y Proveedores que finalmente serán traducidos en libros de compra y en consecuencia la autoliquidación del IVA (Forma 30)
Diversos Métodos de Costos:
En cada producto se puede indicar el método de costo que será empleado para calcular su valor en la forma en que debe identificase cada transacción:
| Método | Forma de Aplicarse en Cada Transacción. | | Promedio | No requiere especificación. | | Lote | Requiere Indicar Identificación en Cada Lote. | | Serializado | Requiere Indicar Identificación en Cada Serial. | | FIFO | Requiere Exitencia Mayor que Cero. | | LIFO | Requiere Existencia Mayor que Cero. |
Identificación por Utilización:El sistema ofrece seis (6) alternativas de Utilización del producto: Venta, Fabricación, Consumo, Servicios, Reparación y Materia Prima. Así mismo ofrece resultados de productos agrupados por Utilización.
Identificación Contable:Cada grupo de productos esta vinculado con el plan de cuentas contables donde es posible asociar el código con cada transacción aplicada con cliente y proveedor que permitirá por cada documento de compra o venta determinar los montos para los asientos contables totalizados por grupo. También es posible indicar la cuenta contable para: Consumo de materias primas, productos en proceso, inventario inicial, inventario final y costo de venta para Inventario Continuo y periódico.
Utilización de Tallas y Colores:Cada producto podrá esta asociado con el catálogo de tallas que soporta 10 posiciones que serán solicitadas en cada transacción que afecte el producto. Opcionalmente la transacción podrá conjugarse con la tabla de colores, logrando controlar y administrar existencias por colores y tallas en sus diferentes escenarios: Físico, Contable y disponible.
Calculo de Costo de Venta en forma Continua y Periódica.El proceso de generación de asientos contables de AdaptaPro ha sido diseñado para calcular el costo de venta en cada transacción de venta (Continuo) o en el periodo que el usuario decida ejecutarlo (Periódico)
Normalización de la Ficha del Producto.El sistema ofrece varias alternativas prediseñadas especialmente para diversas actividades económicas (Computación, Transporte, Licores, Restaurante, Farmacia y formato estándar). Sin embargo el usuario puede ajustar el formulario según sus necesidades logrando incorporar campos que necesita y eliminar campos que no necesita, logrando utilizar la ficha del producto muy ajustada a su empresa.
Transacciones Definibles.Todas las transacciones que afectan la existencia de los productos y que no se generan por las transacciones de Compra y venta, permiten definir las cuentas contables para generar los asientos contables, así mismo el usuario podrá diseñar los modelos de transacciones que se ajusten a sus necesidades indicando “S” en el primer dígito para las salida y “E” en el primer dígito para las salidas.
Ubicación del Producto y Conteo Físico.En cada producto se puede indicar la ubicación física según: Sucursal, Almacén, Pasillo y Anaquel que ayudan a informar en donde se encuentra el producto durante el proceso de venta, igualmente permite planificar las actividades para contar el inventario físicamente y realizar registro de cada proceso de conteo requerido para realizar los ajustes necesarios cuando se detectan diferencias.
Equivalencias y Códigos de Barra:Cada producto puede tener diversos códigos equivalentes según el proveedor, fabricante o unidad de medida (Empaque). AdaptaPro logra simplificar este complejo nivel de codificación facilitando el uso de códigos equivalentes vinculados con códigos internos indispensables para el proceso de facturación. Ejemplo: El producto 001 CD para grabar podrá estar vinculado con diversos códigos:
Este ejemplo ilustra las diversas equivalencias que posee el producto 0001 con diversos fabricantes y empaques. Para los procesos de compra y venta el sistema aceptará cualquier de cinco códigos equivalentes y buscará el código interno asociado con su respectiva unidad de medida.
Para generar etiquetas de barra el sistema provee una opción disponible desde cualquier documento del proveedor que afecte el inventario que genera la información necesaria para imprimir etiquetas de barra a través de informes diseñador con Crystal Report.
Sin procesos de reconstrucción:
Gracias a su diseño basado en SQL, Adaptapro no utiliza tablas de saldos como en sus productos predecesores sino un optimo diseño de bases de datos que permite obtener la existencia del producto en cualquier escenario (Físico, Disponible y Contables) con tan solo una consulta SQL aplicada sobre la tabla de transacciones (Entradas y Salidas) generando resultados seguros gracias a que se aplica sobre transacciones activas y conocidas.
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