AdaptaPro es MultiEjercicio: Es posible trabajar o consultar múltiples ejercicios sin necesidad de realizar procesos complicados. En caso de estar cerrado un ejercicio, es posible reversarlo y volver a cerrarlo para seguir con el siguiente ejercicio, incluso es posible incluir datos en disitintos ejercicios siempre y cuando no hayan sido cerrados.

Características Tecnológicas:

Posee una tabla de cuentas contables única, mediante el cual los comprobantes y asientos contables son almacenados en tablas perpetuas que ofrecen una alta flexibilidad y maniobrabilidad con respecto a los sistemas contables Datapro antecesores.

Gracias a que su modelo de datos es 100% relacional con consultas SQL, permite generar resultados sin importar el intervalo de fechas, como por ejemplo, obtener un estado de Ganancias y Pérdidas por períodos menores o mayores a 12 meses.

La capacidad de almacenamiento de información es ilimitada gracias a los potentes gestores de bases de datos (MySQL Server, MS-SQL Server, Posgress, Oracle, entre otros) por medio del cual se conecta el Sistema, brindándole la mayor ventaja en cuanto a rendimiento, seguridad, estabilidad y confiabilidad en los procesos y resultados.

Características Operativas:

La  operatividad del sistema es muy sencilla, es necesario y fundamental  que el  usuario conozca  primero el concepto  y alcance del sistema, con el fin de  dominar cada una de las partes que lo componen.
       
1.-  Crear  las  Empresas  a trabajar  con  sus  respectivos  ejercicios económicos.       

2.- Analizar  la estructura del plan de cuentas de cada empresa  con  el fin  de determinar  la  longitud  máxima  de  los  códigos  contables, modificando si es necesario el archivo del plan de cuentas  de acuerdo a  los valores obtenidos.

    Cabe destacar que los campos de la base de datos de códigos de cuentas aunque están definidos a  (20) dígitos, pueden ser ampliados hasta (255) dígitos si es necesario, tomando en cuenta que los cambios que realice al sistema en los campos, estructuras, pantallas, bases de datos con la información, reportes, informes, procesos, deben ser respaldados por el usuario para evitar que en alguna actualización del sistema sean reemplazados, ya que estos cambios son personalizados, y el instalador del sistema tiene por defecto su estructura estándar en cuanto a los elementos que componen el sistema arriba indicados.

3.- Crear el  plan de cuentas, bien sea en modo personalizado (creado por el  usuario)  o también puede aprovechar nuestro plan de cuentas sugerido, creándolo de forma automática en la opción “Importar Plan de Cuentas”.

Es importante destacar que el Plan de Cuentas Sugerido no genera ningún tipo de garantía ni reclamo, ya que está a modo de ejemplo o de guía para que el Usuario lo utilice o le sirva como referencia para que pueda conocer como se estructura el Plan de Cuentas, en tal sentido lo puede modificar o ajustar a sus necesidades tomando en cuenta que los resultados de las cuentas dependen de la forma en como se crean o diseña el Plan de Cuentas.
       
4.- Para el Ajuste Fiscal y Financiero, debe llenar los campos disponible de cada cuenta auxiliar de tal forma que al integrarse con el  Sistema SGT puedan ser importados los EEFF a este Sistema con las propiedades correctas de las cuentas de tal forma que se puedan realizar estos cálculos en el Sistema SGT ajustados a los criterios y principios contables indicados en la Ley de ISLR en materia de Ajuste por Inflación Fiscal y por la Norma DPC10 y DPC11.

5.- Con el fin de iniciar los datos en el Módulo de Contabilidad, es necesario preparar un asiento de apertura inicial con el Balance de Comprobación a la fecha de cierre de un período determinado, bien sea al final de un ejercicio o al final de un mes de un ejercicio abierto.  En cualquier de los casos debe incorporar un Comprobante (Actualizado) con los asiento por cada cuenta contable con saldo. De ser necesario debe cerrar el ejercicio para que los saldos de las cuentas reales estén disponibles en el ejercicio siguiente.

Una vez incorporado en comprobante de apertura o de asiento de inicio, podrá continuar con la contabilidad ordinaria de la Empresa, bien sea por asientos manuales o automáticos de los módulos administrativos.

6.- Introducir en el Módulo de Activos Fijos las fichas correspondientes con toda la información necesaria solicitada en dicha opción. Estos datos son aprovechados por el Sistema para determinar  los resultados de la Depreciación Acumulada hasta una fecha determinada,  de esta forma el usuario podrá comparar los saldos de las cuentas de Activo Fijo, Depreciación  Acumulada  y  Gastos  de  Depreciación,  con   los resultados  de cada ficha, asegurándose de que los datos que  suministra el  sistema por los Activos Fijos sean iguales a los incorporados en  la Contabilidad Histórica.
       
7.- Para emitir los EEFF de un ejercicio no cerrado, es necesario indicar las Cuentas de Cierre en los Códigos de Integración. De igual forma, si el Usuario desea generar asientos automáticos desde los Módulos Administrativos, deberá configurar las Cuentas de Integración de este Módulo ante de ejecutar el proceso, ya que de no hacerlo, los asientos se generarán pero con la cuenta –Indefinida.